Arne er helt essensiell for daglig drift. Så hva i alle dager gjør du når Arne ikke er der lenger?

La meg fortelle deg om en jeg kjenner som heter Arne.

Arne jobber som produksjonssjef, og det har han vært i mange tiår. Ikke for det – han startet på gulvet, og har jobbet seg dit han er i dag ett skritt av gangen. Nå sitter han på et helt bibliotek av rutiner og prosesser som får fabrikken til å gå rundt, og har full oversikt over totalen (kanskje som eneste på huset).

Med unntak av noen Excel-ark, finnes det meste i hodet til Arne.

Så hva skjer når Arne slutter?

Arne finnes i mange produksjonsbedrifter

Her er greia med Arne: Han er ikke én person. Han finnes overalt. 

Når jeg er ute og snakker med produksjonsbedrifter med 20–40 ansatte, sitter det ofte en Arne på toppen. Og dette er ikke et angrep på Arne. Han er som regel ekstremt god i jobben sin.

Samtidig er det begrenset med hvor mye plass selv en durkdreven produksjonssjef har i hodet. Når en bedrift typisk bikker 30 mill i omsetning og skal skalere videre oppover, begynner det ikke sjelden å hope seg opp med papirer på kontoret til Arne, og produksjonsfristene begynner å puste ham veldig tett i nakken. 

Kanskje er det en Arne junior som skal ta over familiebedriften, eller en ny daglig leder som vet at Arne senior snart skal av med pensjon. I alle tilfelle begynner det å bli litt hett under kragen hos dem som vet at uten Arne ligger virksomheten rimelig dårlig an.

Hvordan kan alle få tilgang på kunnskapen i hodet på Arne?

Løsningen: Arne må digitaliseres

Den eneste veien ut av knipa er å demokratisere og digitalisere Arne. Kunnskapen må ut til samtlige, og det gjøres utvilsomt enklest via et ERP-system.

Får du plottet inn alt det Arne kan i ERP-systemet ditt, kan du plutselig automatisere alt det han har pleid å gjøre på magefølelse og 30 års erfaring. Innkjøpsordre og utsendelser blir fulgt opp automatisk, og du kan anslå nøyaktig hvor lang tid det vil ta å produsere en artikkel. 

Du unngår dessuten siloer, så alle avdelingene kan følge med i sanntid på hva de andre gjør. Produksjonsplanleggingsordre ligger oppe i dagen for dem som trenger dem, i stedet for gjemt i en bunke på pulten til Arne.

En liten advarsel: Noen ganger vil Arne stritte imot med nebb og klør om han føler seg erstattet av et system. Men er han glad i bedriften og vil at den skal klare seg best mulig uten ham, selv når han nyter en velfortjent pensjonisstilværelse med piña coladas på Costa del Sol, pleier han til slutt å se fordelene.

Det leder som regel til både lavere skuldre og lavere papirbunker, og en sunn porsjon vekst for virksomheten.