Wiele procesów w dzisiejszych przedsiębiorstwach jest tak bardzo złożonych, że zarządzanie nimi jest równie trudne i skomplikowane. Firmy łatwo tracą kontrolę nad wolnymi mocami produkcyjnymi, optymalnym wykorzystaniem niektórych maszyn lub dostępnością materiałów – zwłaszcza jeśli planowanie zasobów nie jest właściwe.

Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ERP – Enterprise Resource Planning) odnosi się do zadań przedsiębiorczego planowania, kontrolowania i zarządzania zasobami, takimi jak: kapitał, personel, zasoby operacyjne, materiały i informacje oraz technologie komunikacyjne – w sposób terminowy i zgodny z celem firmy.

Czym jest planowanie zasobów?

Niektóre zasoby i zdolności w przedsiębiorstwach są deficytowe lub szczególnie ważne. Dlatego muszą być optymalnie obciążone i eksploatowane – w miarę możliwości powinny być wykorzystywane bez przerwy, a nie stać nieużywane. Są to często tzw. zasoby wąskiego gardła, które decydują o tym, jak długo zamówienia zalegają w produkcji, jak długie są czasy przepustowości i jakie są obciążenia kapitału obrotowego.

Może to mieć decydujące znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy procesy w przedsiębiorstwie nie przebiegają prawidłowo. Kiedy wzrasta czas oczekiwania, a tym samym czas przepustowości, terminy dostaw nie mogą być dotrzymane, ponieważ niektóre zasoby są zbyt deficytowe lub ich wykorzystanie zostało źle zaplanowane. Planowanie zasobów musi zapewniać ciągłość, w której jak najwięcej procesów może korzystać z danego zasobu, a tym samym przebiegać bez zakłóceń. Jeśli nie jest to możliwe, należy pozyskać inne, porównywalne zasoby.

Co należy do zasobów przedsiębiorstwa produkcyjnego?

Aby prawidłowo przeprowadzać planowanie zasobów, potrzebna jest najpierw jedna rzecz – przegląd wszystkich tych zasobów. Z punktu widzenia produkcji, zasobem jest każdy czynnik, który przyczynia się do realizacji zlecenia produkcyjnego. Należą do nich na przykład centra robocze, maszyny i materiały. Ważniejsze dla dobrego planowania zasobów i związanej z tym kalkulacji są jednak pracownicy i godziny pracy. Nawiasem mówiąc, w dzisiejszym cyfrowym świecie, oprogramowanie i dane również można zaliczyć do zasobów firmy.

• Kapitał
  Kapitał jest definiowany jako pojęcie centralnego zasobu i jest na ogół utożsamiany z pieniądzem. W ujęciu konkretnym, pieniądz jest jednak czymś więcej niż tylko środkiem płatniczym. W języku potocznym kapitał oznacza aktywa pieniężne lub materialne, które są zwykle przeznaczone do obrotu towarowego. W sensie ekonomicznym, przez kapitał można rozumieć wszystkie środki produkcji zaangażowane w produkcję, czyli urządzenia produkcyjne, które mogą być wykorzystane do wytwarzania dóbr i usług. Nazywa się to również zasobem kapitału, który obejmuje takie aktywa jak narzędzia, maszyny i urządzenia itp. – czyli aktywa, które zostały już wyprodukowane (nie przez samo przedsiębiorstwo). Temat finansów nabiera w kontekście ERP szczególnie ważnej roli, ponieważ pieniądze są często podstawą wszystkich innych zasobów.

• Personel
  Zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie personelem czy zarządzanie kapitałem ludzkim. Tak samo jak różne są te terminy, tak samo różnorodne są ich cechy i związane z nimi cele. Wszystkie mają jedną wspólną wartość: koncentrują się na ludziach i wytwarzanej przez nich wydajności do pracy. "Ludzki czynnik produkcji" coraz częściej znajduje się w centrum zainteresowania zarządzania przedsiębiorstwem i często jest traktowany jako najważniejszy zasób. Przedsiębiorstwa coraz bardziej zdają sobie sprawę, że profesjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi, zwłaszcza w firmach działających globalnie, jest jednym z najważniejszych strategicznych czynników konkurencyjnych, o powszechnie niedocenianym wpływie na wytwarzanie wartości.

• Narzędzia / Maszyny
  Podstawowym warunkiem produkcji są narzędzia i maszyny. Właśnie w produkcji są one szczególnie często uważane za najbardziej kosztowny zasób obok kosztów osobowych, dlatego muszą być planowane najbardziej efektywnie. Ważne jest, aby unikać przestojów i utrzymywać wysokie wykorzystanie mocy produkcyjnych. Konserwacja jest również częścią planowania zasobów i powinna być w nich odpowiednio uwzględniona.

• Materiał
  Podstawową funkcją ERP w firmach produkcyjnych jest planowanie zapotrzebowania materiałowego, które musi zapewnić, że wszystkie materiały wymagane do produkcji wyrobów i komponentów są dostępne we właściwym miejscu, we właściwym czasie i we właściwej ilości. Ogólnie rzecz biorąc, powinno to wyeliminować sprzeczne cele i osiągnąć następujące cechy wydajności:
  - wysoką jakość i wysoką wydajność
  - wysokie bezpieczeństwo dostaw i niskie zaangażowanie kapitałowe
  - redukcję złożoności i elastyczność
  - wysoką ciągłość i niski czas realizacji

• Informacje
  Informacje są również jednym z zasobów przedsiębiorstwa. Często jeszcze zaniedbywane w kontekście ERP, zarządzanie informacją i wiedzą techniczną lub produktową, jest ważnym czynnikiem sukcesu dla każdej firmy. Jeśli tylko niektórzy pracownicy w firmie posiadają wiedzę na temat poszczególnych procesów i procedur, może to stać się problemem. W najgorszym przypadku, gdy pracownik jest nieobecny lub opuszcza firmę, informacje są tracone i powstaje luka. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, wiedza może być gromadzona i udostępniana, dzięki czemu firma nie jest już uzależniona od stałej dostępności poszczególnych pracowników.

Zalety dobrego planowania zasobów

Podczas negocjacji kontraktów czy rozmów sprzedażowych często brzmi to tak, jakby za powodzenie zamówienia odpowiadał produkt końcowy. Jednak o wiele bardziej decydująca dla końcowego wyniku jest droga do celu. Chodzi nie tylko o dotrzymanie terminów, ale także o jakość usług. Planowanie zasobów jest niezbędnym elementem dobrego zarządzania. Kalkulacja zasobów jest podstawą do zawierania umów i rozpoznawania w porę stref zagrożenia.

Dobre planowanie zasobów zapewnia następujące wsparcie:

• Unikasz wąskich gardeł dzięki wczesnemu rozpoznaniu zapotrzebowania personalnego, materiałowego itp.
• Unikasz ciągłych przeciążeń poprzez lepszą przejrzystość możliwości.
• Dokumentujesz wykorzystanie zasobów i możesz lepiej uczyć się na błędach w projektach, które się nie powiodły.
• Zwiększa zadowolenie wśród pracowników, których obciążenie pracą może być rozłożone bardziej równomiernie – w ten sposób stwarzane są warunki do utrzymania ważnych osób w firmie.

Jak działa planowanie zasobów?

Funkcja planowania zasobów zależy od tego, jak zostanie ona przedstawiona. W zależności od potrzeb, firmy mogą obliczać zasoby za pomocą różnych narzędzi, które umożliwiają różne reprezentacje.

W zależności od KPI (kluczowych wskaźników efektywności), mogą być one wyświetlane graficznie, lub na przykład w tabeli. Planując zasoby, firma musi również wziąć pod uwagę czynniki ryzyka, takie jak awarie maszyn lub niedyspozycję pracowników. Istotne są również urlopy lub godziny pracy, święta państwowe oraz nadgodziny. Planowanie zasobów obejmuje również określenie poszczególnych pól zadań oraz ich podział, w zależności od posiadanych zasobów. W zależności od wielkości i nakładu pracy takie wyliczenia są bardzo złożone.

Z prezentacji KPI można szybko i łatwo uzyskać informację, kiedy i gdzie dany zasób został zaplanowany lub czy jest dostępny. Przegląd powinien więc również prezentować wszystkie zlecenia w sposób przejrzysty i zawierać komponenty czasowe. W ten sposób można szybko zdecydować, czy firma ma jeszcze możliwości przyjęcia kolejnych zleceń lub stworzenia dla nich dodatkowych zasobów.

Tworzenie planu zasobów

Aby uzyskać przegląd różnych czynników, istnieje wiele możliwości wizualizacji i planowania. Do pewnego momentu firmy mogą dobrze obliczyć zasoby za pomocą Excela, jednak gdy zlecenia piętrzą się, a zadania przesuwają się, sprawy szybko stają się bardziej skomplikowane. Planowanie zasobów na tym etapie jest podatne na błędy i oprócz zwiększonego obciążenia pracą prowadzi do niedotrzymania terminów lub pogorszenia jakości wykonania, ponieważ nie ma wystarczających zasobów. Może się to zdarzyć nawet przy dobrej znajomości Excela, ponieważ program ten nie został stworzony do tego celu i może powodować błędy, po prostu z powodu braku synchronizacji, jeśli zaangażowanych jest wielu pracowników.

Dobre planowanie zasobów powinno być w stanie w każdej chwili odpowiedzieć na następujące pytania:

• Którzy pracownicy są dostępni dla projektu i w jakim zakresie?
• Jakie materiały są potrzebne? Czy są one już dostępne czy też trzeba je zakupić?
• Jakie obiekty (maszyny, pomieszczenia itp.) są potrzebne i kiedy można z nich korzystać?
• Jakie dodatkowe inwestycje trzeba poczynić?

Jak Monitor ERP wspiera planowanie zasobów?

Bez wykorzystania wykwalifikowanego wsparcia IT, zarządzanie zasobami jest skomplikowanym procesem obarczonym sporym ryzykiem. Często używane do tego celu arkusze kalkulacyjne Excel są nieporęczne i nieodpowiednie oraz podatne na błędy, ponieważ Excel nie jest przeznaczony jako narzędzie do takich procesów i nie jest wystarczająco elastyczny.

Jako oprogramowanie do planowania zasobów, Monitor ERP System w wersji G5, jest specjalnie zaprojektowany dla tych procesów. Oprócz przejrzystości w zakresie dostępności poszczególnych zasobów, system wyświetla harmonogram, który oblicza wszystkie terminy w kontekście zdolności. Zadania mogą być również łatwo tworzone, uzgadniane lub przekładane i przypisywane do osób je wykonujących. W przypadku nieobecności pracowników nic nie pozostaje niezrealizowane, lecz może zostać przypisane do dostępnych pracowników. Pozostałe zasoby mogą być również planowane, kontrolowane i wyraźnie wyświetlane za pomocą Monitora G5.

Wniosek: System ERP decyduje o sukcesie przedsiębiorstwa!

Nigdy wcześniej firmy nie musiały dostosowywać się do nowych warunków rynkowych i wymagań klientów tak dynamicznie jak dziś. Bardziej niż kiedykolwiek stosowanie funkcjonalnego i łatwo skalowalnego oprogramowania biznesowego ma decydujące znaczenie dla wydajności procesów, jakości usług i czasu wprowadzania na rynek – a tym samym jest kluczowe dla sukcesu firmy. Mimo, że systemy zarządzania zostały wprowadzone kilka lat temu, wciąż zbyt wiele małych i średnich przedsiębiorstw polega na przestarzałych, niezintegrowanych narzędziach, zamiast na ERP dostosowanym do ich potrzeb.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak uczynić swoją produkcję bardziej ekonomiczną i wydajną?