ERP? Nie zwlekaj!

Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu ERP jest skomplikowana i wiąże się z wieloma wyzwaniami, które zniechęcają firmy do szybkiego podjęcia konkretnych działań, co często przekłada się na odwlekanie finalnych postanowień. Taki stan rzeczy przysporzyć może jednak więcej strat niż korzyści. Warto więc pamiętać, że świadome i przemyślane podejście do tego procesu powinno pomóc firmom pokonać bariery i rozpocząć czerpanie korzyści z wdrożenia systemu ERP.

Wiele firm, nawet będąc świadomymi konieczności posiadania systemu ERP, koniec końców wpada w schemat błędnego koła i odwleka finalną decyzję o wyborze i wdrożeniu systemu, co prowadzi do stagnacji, spadku rentowności i braku możliwości rozwoju:

Wyróżnić można co najmniej kilka najczęstszych czynników wpływających na odwlekanie podjęcia decyzji o wyborze i wdrożeniu systemu ERP. Zebraliśmy i przeanalizowaliśmy je poniżej, wraz z przedstawieniem punktu widzenia Monitora ERP. Następnie w tabeli przedstawiliśmy skutki zwlekania z decyzyjnością, zestawiając i porównując je z korzyściami płynącymi z wdrożenia.

1) Koszty wdrożenia: Wdrożenie systemu ERP zawsze wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi, obejmującymi m.in. zakup systemu i licencji, sprzętu, zapewnieniem szkoleń i wsparcie technicznego. Dla wielu firm, zwłaszcza z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, bariera finansowa może być bardzo istotna.

• Wskazówka Monitora ERP: Projekt wdrożenia i rozpoczęcia korzystania z systemu ERP rzeczywiście zawsze wiąże się z poniesieniem pewnych wydatków, jednak wbrew powszechnie panującej opinii, wcale nie muszą być one przytłaczająco duże. Być może patrząc przez pryzmat największych i najbardziej rozpoznawalnych z dostępnych systemów ERP, wydaje się, że koszt takiego rozwiązania jest ogromny, lecz wcale nie musi tak być. Monitor ERP oferuje szereg możliwości licencyjnych dla użytkowników i modeli płatności oraz dostosowuje do specyficznych wymagań Twojej firmy, dzięki czemu nie ma potrzeby płatności za to, co w rzeczywistości nie jest potrzebne.

2) Zmiany organizacyjne: Rozpoczęcie korzystania z systemu ERP wymaga pewnych zmian w firmie i jej organizacji, w tym w procesach biznesowych czy strukturze zarządzania. Wiele przedsiębiorstw obawia się więc zakłóceń w codziennych operacjach oraz oporu ze strony pracowników, którzy mogą niechętnie i nieprzychylnie podchodzić do nowego systemu i zmian.

• Wskazówka Monitora ERP: Z założenia, system ERP przynieść ma korzyść, a nie stratę. Wszelkie konieczne zmiany, należy więc uznać jedynie za pewien etap w drodze do końcowego sukcesu. Rzeczowe przeanalizowanie aktualnych struktur i procesów oraz wsłuchanie się w potrzeby pracowników, pozwoli jeszcze lepiej przygotować się do projektu wdrożenia systemu ERP i prawidłowego jego przeprowadzenia.

3) Czasochłonność: Wdrożenie systemu ERP i rozpoczęcie pracy może być czasochłonnym procesem, który rozciągać się może nawet do kilku miesięcy, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, skali i złożoności projektu. Firmy obawiają się, że tak długi czas wpłynie na ich bieżącą działalność i procesy.

• Wskazówka Monitora ERP: Oczywiście ile przedsiębiorstw, tyle rożnych zakresów czasowych potrzebnych na wdrożenie. W przypadku Monitora ERP, zwrócić uwagę jednak na jego standardowość - a więc między innymi szybką gotowość do rozpoczęcia pracy i optymalizację pod kątem firm produkcyjnych. Ze względu na brak konieczności kosztownych i czasochłonnych adaptacji lub dostosowań, wdrożenie może przebiegać bardzo płynnie i szybko, nie zaburzając codziennych procesów.

4) Złożoność wyboru: Rynek systemów ERP jest dziś bardzo zróżnicowany, a wybór odpowiedniego systemu wymaga dogłębnej analizy potrzeb firmy oraz zapoznania się z ofertami różnych dostawców i dostępnych w ich systemach funkcjonalności. Decyzja jest więc trudna i wymaga zaangażowania zasobów ludzkich i czasowych w proces selekcji.

• Wskazówka Monitora ERP: Dokładna analiza potrzeb i określenie wymagań od systemu to podstawa. Monitor ERP od ponad 50 lat skupia się w tym przypadku wyłącznie na firmach produkcyjnych, a nasz system rozwijany jest w ścisłej współpracy z takimi przedsiębiorstwami. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń, można więc z dużą pewnością stwierdzić, że spełni oczekiwania każdej firmy produkcyjnej.

5) Ryzyko niepowodzenia: Istnieje ryzyko, że wdrożenie ERP nie przyniesie zamierzonych i oczekiwanych korzyści, opóźni się w czasie lub przekroczy budżet. Takie ryzyko może zniechęcać firmy do podjęcia decyzji o inwestycji.

• Wskazówka Monitora ERP: Jako producent systemu ERP dedykowanego przedsiębiorstwom produkcyjnym, od wielu lat skupiamy się na tym by zadowolenie naszych klientów było możliwie najwyższe, a spełnienie ich potrzeb stanowi dla nas priorytet. Dlatego wiemy, że w fazie przygotowań, należy dokładnie sprecyzować wszystkie kluczowe aspekty, takie jak ramy czasowe i budżetowe oraz dokładne wymagania i KPI, tak aby uniknąć nieporozumień. O opiniach użytkowników Monitora i satysfakcji z jego użytkowania, przeczytasz więcej tutaj.

6) Brak zasobów i kompetencji: Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania doświadczonych specjalistów zarówno w samym przedsiębiorstwie, jak i konsultantów z firmy wdrażającej. Zainteresowani mogą nie posiadać odpowiednich zasobów i kompetencji do zarządzania takim projektem i prawidłowego przeprowadzenia go.

• Wskazówka Monitora ERP: Posiadając tak długie doświadczenie w branży produkcyjnej, doskonale zdajemy sobie sprawę z wyzwań jakie stoją przed firmami i dotyczą ich zasobów oraz kompetencji. Dlatego zawsze służymy pomocą i fachową poradą, a nasi konsultanci pozostają do dyspozycji nie tylko na etapie planowania projektu i wdrożenia systemu, ale również podczas codziennej pracy z nim, a nasz Dział Wsparcia zawsze jest do dyspozycji. Ponadto w celu odpowiedniego przeszkolenia użytkowników Monitora, stworzyliśmy naszą własną platformę e-learningową Monitor Academy. Co najważniejsze, jako Monitor ERP jesteśmy producentem naszego systemu i wszystkie procesy towarzyszące projektowi i opiece powdrożeniowej, realizowane są przez nas samych.

7) Priorytety biznesowe: Często inne projekty, inicjatywy biznesowe czy codzienne operacje mają wyższy priorytet, niż projekt wdrożeniowy systemu ERP. Firmy odwlekają więc decyzję, koncentrując się na bardziej pilnych potrzebach operacyjnych czy strategicznych.

• Wskazówka Monitora ERP: System ERP jest kluczem i koniecznością do prawidłowego funkcjonowania firmy produkcyjnej. Nie należy więc odwlekać w czasie decyzji o jego wdrożeniu, ponieważ wiele aspektów przedsiębiorstwa może nie funkcjonować tak jak powinno, co obrazuje tabela umieszczona w poniższej części tego artykułu. Posiadanie i codzienna praca z właściwie dobranym systemem ERP sama w sobie powinna stanowić najwyższy priorytet.

8) Obawy przed technologią: Niektóre firmy mogą przejawiać obawy związane z zaufaniem nowym technologiom - zwłaszcza jeśli dotychczas korzystały z bardziej tradycyjnych metod zarządzania. Strach przed nieznanym, brak odpowiedniej wiedzy, świadomości i zaufania do nowych systemów, może skutecznie powstrzymywać przed podjęciem decyzji.

• Wskazówka Monitora ERP: Cyfryzacja, automatyzacja i robotyzacja towarzyszą nam na każdym kroku i w niemal każdej dziedzinie życia. Nie inaczej jest w przypadku produkcji i procesów biznesowych. W dobie Przemysłu 5.0 niemal niemożliwym jest prawidłowe prowadzenie działalności bez wsparcia systemu ERP. Wiedząc jednak, że wciąż wiele firm może nie być tego świadomym, stworzyliśmy kompletną bazę wiedzy o tym czym jest system ERP i jakie są jego zadania.

9) Zmiany procesów: Wdrożenie systemu ERP często wymaga przemyślenia i przebudowy, a co za tym idzie zmian w istniejących procesach biznesowych. Firmy mogą obawiać się, że zmiany te będą zbyt radykalne lub trudne do przeprowadzania, z uwagi na przywiązanie do ugruntowanych metod.

• Wskazówka Monitora ERP: Nadrzędnym celem systemu ERP jest optymalizacja procesów firmowych i biznesowych, a nie ich zaburzenie. Nawet jeśli przedsiębiorstwo wraz z wdrożeniem systemu ERP wymagać będzie restrukturyzacji pewnych procesów, z pewnością wpłyną one pozytywnie na końcowe funkcjonowanie firmy oraz jej rentowność, a w prawidłowym przejściu przez taki projekt, pomogą nasi konsultanci.

10) Dotychczasowe systemy: Firmy często mogą być przywiązane do posiadanych systemów i rozwiązań IT, które pomimo mniejszej efektywności, są dobrze znane i sprawdzone. Zmiana na nowy system ERP wiąże się z porzuceniem starych przyzwyczajeń, co może być postrzegane jako ryzykowne.

• Wskazówka Monitora ERP: To naturalne, że przyzwyczajamy się do pewnych schematów działań i czujemy się z nimi bezpiecznie. Nie znaczy to jednak, że aktualny stan rzeczy jest najlepszym z możliwych. Wiele firm często nie zdaje sobie sprawy z tego, że obecnie używane przez nie programy nie spełniają ich rzeczywistych oczekiwań i ślepo podążają za kolejnymi aktualizacjami czy licznymi dostosowaniami. W takim przypadku warto zastanowić się, czy obecnie używane rozwiązania w rzeczywistości koncentrują się na podstawie działalności firmy - czyli produkcji.