KSeF w Monitorze ERP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system przeznaczony do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML) - łatwo przetwarzalnym przez systemy komputerowe, co odróżnia go od tradycyjnych plików PDF.

Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany będzie etapami, w zależności od wielkości sprzedaży dokumentowanej fakturami:

• 01.02.2026 | Dla dużych przedsiębiorców, z wartością sprzedaży, która w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł (z VAT).
• 01.04.2026 | Dla pozostałych przedsiębiorców.

Wyjątkiem objęci są przedsiębiorcy do wielkości sprzedaży wynoszącej 10 tys. zł miesięcznie - w ich przypadku obowiązek KSeF wejdzie w życie w dniu 01.01.2027. 

Jak wspomniano powyżej, ustrukturyzowana e-Faktura, to plik zgodny z XML, któremu został nadany unikalny numer i przesłany dalej do systemu KSeF. W KSeF e-Fakturę odnajdzie odbiorca, czyli podatnik posiadający numer NIP. W KSeF będzie ona archiwizowana przez kolejne 10 lat. E-Faktury nie wysyła się mailem ani nie drukuje.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzono po to, aby uszczelnić system podatkowy, zwalczać oszustwa podatkowe oraz zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego poprzez cyfryzację fakturowania. Oznacza to wiele wymiernych korzyści zarówno dla systemu skarbowego, jak i przedsiębiorców:

• Uszczelnienie systemu VAT - zmniejszenie luki VAT i ograniczenie szarej strefy.
• Większa kontrola - wgląd w faktury w czasie rzeczywistym.
• Usprawnienie administracji - ułatwienie pracy urzędników i ograniczenie potrzeby tradycyjnych kontroli w siedzibach firm. 

 Korzyści dla przedsiębiorców:

• Szybszy zwrot VAT - możliwość uzyskania zwrotu podatku nawet w 40 zamiast 60 dni, co poprawia płynność finansową.
• Mniejsze ryzyko błędów - ujednolicenie i ustandaryzowanie proces fakturowania oraz weryfikacja danych przez system.
• Bezpieczne i łatwe przechowywanie faktur - dostępność do faktur przez 10 lat w centralnym systemie, co prowadzi do eliminacji konieczności archiwizowania papierowych dokumentów.
• Usprawniony obieg dokumentów - dostarczenie faktury do odbiorców niemal w czasie rzeczywistym.
• Usprawnione procesy wewnętrzne - automatyzacja i cyfryzacja usprawniają i przyspieszają procesy fakturowania w firmie.
• Wzrost zaufania - odbiorcy mają pewność, że faktury zostają wystawione przez uprawniony podmiot.

Dostawca ma obowiązek świadczyć usługi w sposób profesjonalny i staranny oraz przestrzegać dobrych praktyk branżowych, mogąc korzystać z usług podwykonawców w celu wykonania usługi i innych zobowiązań.

Sama usługa dostawcy polegająca na przyjmowaniu, konwertowaniu, przetwarzaniu i przekazywaniu faktur oraz jest dostępna przez całą dobę we wszystkie dni, z wyjątkiem planowanych lub ogłoszonych dodatkowych okien serwisowych. 

Planowane okna serwisowe odbywają się obecnie w drugi czwartek każdego miesiąca między 17:00 a 08:00 następnego dnia. Między północą a 08:00 każdego dnia automatycznie uruchamiane są prace konserwacyjne systemu. Niektóre usługi mogą w tym czasie działać z mniejszą wydajnością. Jeśli jakakolwiek usługa jest niedostępna, użytkownik zostanie o tym automatycznie poinformowany podczas próby zalogowania się.

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za korzystanie z usługi i jest zobowiązany do przestrzegania warunków użytkowania, a także instrukcji dostawcy, które są niezbędne do wykonania przez dostawcę usługi i wypełnienia jego zobowiązań.

Użytkownik powinien zawsze przesyłać prawidłowe informacje w swoim pliku do usługi. Jest to warunek konieczny, aby dostawca mógł zapewnić wysoką jakość usługi i aby mogła ona działać w najlepszy sposób. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne wcześniejsze błędy w informacjach i nie sprawdza prawidłowości informacji podanych w pliku. Użytkownik powinien przesyłać pliki do usługi zgodnie z uzgodnionym formatem plików i sposobem dostawy.

Użytkownik jest odpowiedzialny za posiadanie sprzętu/oprogramowania niezbędnego do korzystania z usługi oraz jest odpowiedzialny za poufność danych logowania, metod bezpieczeństwa i innych informacji, które dostawca udostępnia w celu uzyskania dostępu do usługi. Dostawca powinien zostać niezwłocznie powiadomiony, jeśli osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do takich informacji, a także w przypadku naruszenia lub próby naruszenia.

W przypadku przepływu wychodzącego dostawca przyjmuje pliki od użytkownika w formacie i za pomocą środków komunikacji. Dostawca następnie konwertuje pliki do formatu uzgodnionego z odpowiednim odbiorcą i dystrybuuje je do niego. W przypadku przepływu przychodzącego jest odwrotnie.

Użytkownik otrzymuje niewyłączne prawo do korzystania z usługi, co oznacza, że dostawca może sprzedawać usługę również innym klientom i użytkownikom. Użytkownik jest odpowiedzialny za utrzymanie kontroli nad informacjami o sobie i swoich użytkownikach, które są przetwarzane w usłudze, aby informacje te nie były rozpowszechniane wśród osób nieuprawnionych lub nie były sprzeczne z obowiązującym prawem.

Ponieważ usługa jest uzależniona od działania internetu, użytkownik przyjmuje do wiadomości, że przerwy, opóźnienia, błędy i podobne przeszkody w działaniu internetu nie stanowią błędów w usłudze.

Zazwyczaj dystrybucja kompletnych i poprawnych plików odbywa się w dniu otrzymania przez dostawcę pliku/faktury, ale pod koniec miesiąca i na początku miesiąca wydajność usługi może być ograniczona, tak że może wystąpić wydłużenie czasu dostawy do 12 godzin. Nie należy tego utożsamiać z niedostępnością usługi ani traktować jako usterkę.

W przypadku błędu w usłudze dostawca zobowiązuje się, z należytą starannością wymaganą przez okoliczności, do usunięcia błędu, jeśli to możliwe – nie ponosi jednak odpowiedzialności za usterki spowodowane przez inne osoby, ataki, wirusy lub inne okoliczności pozostające poza kontrolą dostawcy.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, unijnym rozporządzeniem o ochronie danych („RODO”) oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych:

• Przy rejestracji u dostawcy -  dostawca jest administratorem danych osobowych, które są uwzględnione przy rejestracji użytkownika jako użytkownika usług dostawcy.
• Przy pośrednictwie – dostawca jest administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach przekazywanych przez dostawcę do użytkowników i od użytkowników.
• W przypadku zaproszenia – dostawca jest administratorem danych osobowych odpowiedzialnym, jeśli i kiedy zaproszona strona wyrazi zgodę na otrzymywanie/wysyłanie e-faktur i zostanie dodana do rejestru dostawcy.
• W przypadku wyrażenia zgody – dostawca jest administratorem danych osobowych, jeśli i kiedy zaproszona strona wyrazi zgodę na otrzymywanie/wysyłanie e-faktur i zostanie wpisana do rejestru dostawcy.

W ramach świadczenia usług, dostawca korzysta z usług podwykonawców w roli podwykonawców, a za ich pośrednictwem dane osobowe przetwarzane na zlecenie dostawcy. Dostawca zapewnia, że podwykonawcy działają zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Użytkownik może w dowolnym momencie zażądać pełnego przeglądu podwykonawców zaangażowanych w przetwarzanie danych osobowych, za które użytkownik jest administratorem danych osobowych, w celu umożliwienia dostawy usług/produktów dostawcy.

Strony zobowiązują się nie ujawniać bez zgody drugiej strony osobom trzecim takich informacji o działalności drugiej strony, które mogą być uznane za tajemnicę handlową lub zawodową lub informacje objęte tajemnicą zgodnie z prawem.

Dostawca usługi nie ponosi w żadnym wypadku odpowiedzialności za: jakiekolwiek szkody pośrednie poniesione przez osoby trzecie; błędy, opóźnienia lub szkody wynikające z aplikacji, wtyczek, usług lub podobnych elementów osób trzecich; inne szkody wynikające z danych, materiałów, plików    lub informacji, za które odpowiedzialność ponoszą użytkownicy.

Tak, klienci korzystający z funkcji KSeF w Monitorze ERP mają możliwość wglądu i zapoznania się ze szczegółowymi warunkami użytkowania funkcjonalności dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów za pośrednictwem naszego partnera Crediflow. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub chcesz przeczytać pełne warunku użytkowania – skontaktuj się z nami, a my ja Tobie prześlemy.